你上回说现在接手一个客户的小型网站改版项目,每次开会或者讨论事情,感觉大家都在看着你的意见跟表现,让你压力很大。你很想知道有没有什么秘笈可以快速的学好项目管理。这个问题很有趣,我也被许多人询问过同样的问题,只可惜,管理好项目没有快捷方式,我能够告诉你的东西,没办法速成,可是却是成功关键。
如果你想了解到我过去做网站项目管理心得,那么我可以在这里告诉你,接下来的这个重点是我多年功力的菁华。
评估项目经理能力高低,就看项目管的好不好。影响项目管的好与不好的因素很多,若全面分析所有因素并且逐一探讨跟检视,恐怕讲三天三夜也讲不完。
今天我先讲第一个成功关键因素,这个因素是我认为最难最难的一件事情,如果能够把这件事情做好,即便是项目结果不如预期,但大家可能都不会怪罪到项目经理头上。
第一个关键因素是「建立共识」。
什么叫做共识? 简单说,就是全体人员有相近的看法或者支持相同的决议。
那么哪些人要有共识呢?
首先,你的内部团队要有共识,包括上头的老板,甚至老板的老板,你的技术团队,你的设计团队,你的企画研究幕僚,甚至你的下包厂商,
再加上客户端的共识 (这里所指的客户端,也包含项目委托单位是自己企业机构内的其它部门),客户的项目小组,客户窗口的老板,或客户窗口的老板的老板。
最后则是你的项目团队与客户端的项目相关人之间要有相同的共识。

项目管理理论所谈到的各种管理作为,有许多都是为了促成共识的措施,包括定义项目的产出规格与质量,项目工作的分工与接力,合约/计划书/会议纪录,沟通技巧与方式 (各种形式的沟通, 会议, 电话, email, 文件…)。
管理项目的共识,根本上必须是项目经理的习惯,连想都不用想,随时随地要意识到让大家形成共识。在项目过程中的每一个动作跟步骤,都要提醒自己是否已经形成共识? 如果还没有共识, 会造成什么后果? 要透过什么样的决策机制来定义共识?
总之,项目的任何一个环节疏忽了建立共识,就有可能埋下后面造成项目范畴或规格变动的隐忧。形成共识,被我视为项目经理的第一要务,只要能够做好共识的塑造与形成,就是大功一件。
由于共识的建立牵涉到人的认知与沟通,偏偏只要跟人有关的事情,就是最难搞定的。只有两种情况,共识相当于等于项目经理的个人意识,此时几乎没有沟通成本或沟通问题。
第一种情况,项目经理自己是委托端及执行端,而且是自己独立执行的项目。这种情况也许很像是有些程序设计师自己设计一些软件或网站,自己玩一玩。
第二种情况,是所有人都听项目经理的。什么情况会这样? 当项目经理的专业够水平,足以服众,此时所谓的共识几乎就是项目经理的个人意见,而这种情况不多见。但假使项目经理的专业水平能够提高,就更有机会快速的凝聚共识。
关于共识的建立,我们会再用更多更多的篇幅来讨论,如果你在这部份有什么心得或问题,我们可以随时回头再来检视这个题目。加油了!


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